Facturas y preparación contable · Desarrollo e implementación
Prepara registros de facturas con revisión y trazabilidad
Diseñamos automatización para recibir facturas, extraer campos y preparar una salida revisable. Tu equipo define criterios contables y autoriza el registro.
Qué diseñamos contigo
De la entrada
a un resultado revisable.
El proyecto define fuentes, acciones permitidas, criterios de aceptación y responsables. Antes de operar con información real se prueba el recorrido y sus excepciones con el alcance acordado.
Entrada
Documentos autorizados, su origen y el periodo al que pertenecen. Se comprueba qué formatos llegan y con qué calidad.
Acción
Extraer campos y aplicar reglas acordadas para identificar documentos repetidos, faltantes o inconsistencias.
Revisión
Una persona valida cuentas, impuestos, excepciones y condiciones de importación antes de la salida definitiva.
Resultado
Registros preparados, enlace a la fuente y una lista de pendientes con responsable; el formato se acuerda con tu equipo.
Leer una factura no equivale a contabilizarla
Una implementación debe separar recepción, extracción, validación y registro. El alcance identifica los campos que necesitas y cómo se conserva su documento fuente. Si un dato falta, el flujo necesita un estado pendiente y una persona que pueda resolverlo.
El CUFE puede formar parte de una regla de identificación; leerlo no acredita por sí solo la validación del documento ni la corrección de su tratamiento contable. La revisión profesional conserva la decisión sobre cuentas, impuestos y periodo.
Una salida que tu equipo pueda utilizar
Podemos evaluar una hoja de revisión, un archivo de importación o una conexión autorizada al sistema contable. Primero se comprueban producto, versión, permisos, campos y controles de cada destino.
La propuesta concreta qué se automatiza y qué se revisa. No presupone que todos los bancos, correos o ERP aceptan el mismo formato. Los reintentos y documentos repetidos deben probarse antes de operar sobre registros definitivos.
Datos de prueba
Una factura repetida y un campo faltante
- Entrada
- Dos documentos comparten referencia; otro llega sin un campo necesario.
- Acción
- El diseño propone agrupar la posible repetición y separar el incompleto de los documentos listos para revisar.
- Revisión
- La responsable contable comprueba la fuente y decide si existe duplicado o debe solicitarse información.
- Resultado
- Una bandeja de revisión con estados y motivos; no un registro contable aprobado automáticamente.
Fuentes para verificar el alcance
DIAN: consulta de validación de facturas ↗. La DIAN explica su consulta de validación. Es una fuente oficial, no una certificación del software de Vivanto.
Antes de contratar
¿Esto emite facturas ante la DIAN?
Esta oferta trata la preparación de registros a partir de documentos recibidos. Emitir documentos, consultar su estado o transmitirlos es un alcance distinto que requiere verificar sistema, permisos y requisitos.
¿Se integra con mi software contable?
Se revisa la herramienta concreta y una muestra autorizada. Una marca o una API documentada no demuestra que la importación completa funcione; el formato y su prueba deben quedar en el alcance.
¿Qué pasa con un documento ilegible?
El diseño debe mantenerlo pendiente y evitar completar campos por suposición. Se define quién revisa, cómo se solicita información y qué debe quedar registrado antes de continuar.
¿Cómo se define la inversión y el calendario?
Con las tareas, el volumen, la calidad de las fuentes y las integraciones comprobadas. La propuesta concreta entregables, exclusiones, implementación, operación, costes de terceros y acompañamiento. Los tiempos se acuerdan tras revisar las dependencias del proyecto.
¿Necesito entregar datos reales para empezar?
Puedes describir la tarea y usar un ejemplo sin datos personales ni credenciales. Si el proyecto necesita accesos o documentos reales, se definen autorización, permisos y tratamiento antes de utilizarlos.
Revisemos tu proceso.
Puedes contactar directamente. Una demo local ayuda a entender una tarea; la evaluación de tu implementación tiene su alcance propio.